Email-Checkliste

Heutzutage werden viele Emails gesendet. Manchmal gehen Emails an sehr viele Empfänger, machmal vielleicht an zu viele. Das Lesen der Emails und vor allem das Bearbeiten von Emails, die uns gar nicht direkt betreffen, kostet viel Zeit, viel unnötige Zeit. Aus diesem Grund sollte immer überlegt werden, an wen die Email geht und warum.

Der direkte Empfänger
Emails dienen im geschäftlichen Umfeld der direkten Information und der Anordnung. Das mag jetzt vielleicht etwas hart klingen, ist aber wirklich meistens so.
Ein Beispiel: Vorgesetzter gibt eine Aufgabe an den Mitarbeiter (= Anordnung). Mitarbeiter führt dies aus und berichtet zurück (= direkte Information).
Personen, die ich direkt informieren möchte, von denen ich eine Aktion verlange, stehen im AN:-Feld. Da eine Anordnung oder eine Information meistens nur an einen oder wenige Personen geht, sind auch nur diese zu nennen. Alle Personen, die damit nicht direkt zu tun haben, oder von denen auch keine direkten Aktionen aufgrund der Email verlangt werden, gehören nicht in den direkten Emfänger.

Der indirekte Empfänger
Der indirekte Empfänger wird im CC-Feld genannt. (CC kommt übrigens von Carbon Copy = Durchschrift)
Personen, die ich über den Sachverhalt nur informieren möchte, stehen im CC-Feld. Von diesem Empfängerkreis wird keine Aktion gefordert oder erwartet.
Ein Beispiel: Ich informiere einen Mitarbeiter über einen behobenen Fehler in einer Software, sein Chef steht CC mit auf der Email. Dann weiß der Chef, dass sein Mitarbeiter nun mit der Software ohne Beeinträchtigungen arbeiten kann.

Die Blindkopie
Normalerweise sieht man als Empfänger einer Email, wer diese Email noch alles bekommen hat. Empfänger, die im BCC-Feld genannt werden, sind für andere Empfänger nicht sichtbar.
Diese Blidkopie wird normalerweise benutzt, um eine größere Anzahl von Empfängern zu kontakten, wobei diese Empfänger dann für die anderen nicht sichtbar sind. Dies empfiehlt sich bei kleinen Verteilerlisten von Personen, die sich gegenseitig nicht kennen. Dann bleibt die Privatsphäre etwas geschützt.
Die Blindkopie sollte nicht dazu genutzt werden, um im geschäftlichen Umfeld zusätzlich den Vorgesetzten mit zu informieren.

Eine schöne Zusammenfassung einer Email-Checkliste hat Seth Godin in seinem Blog genannt.