Eine Email - eine Entscheidung bzw. Aufgabe
Heutzutage wird man mit sehr vielen Emails regelrecht bombardiert. Jeder hat sich seinen eigenen, meistens schnellen Stil angewöhnt, Emails abzuarbeiten. Werden in einer Email mehrere Fragen gestellt, die beantwortet werden sollen und steht dazwischen noch etwas Text, so kann es gut passieren, dass nur die erste Frage beantwortet wird und der Rest ungelesen bleibt.
Eine Email beginnt nie mit den Worten: "ich hätte da mal eine kurze Frage"
Meistens folgen darauf noch ein paar erläuternde Sätze, warum die Frage jetzt gestellt wird. Das ist eigentlich unnötig. Eine Email kann immer kurz verfasst werden.
Ein Beispiel könnte folgendermaßen aussehen:
Von: Stefan Ziegler
An: Empfänger
Betreff: Artikel für den Blog "Eine-Minute"
Hallo, vielen Dank für die Zusendung des Artikels.
Soll der Artikel in dieser Form dann eingebaut werden?
Das Abschluss-Meeting dazu beginnt dann morgen um 10:00 Uhr.
Eine Voransicht des Artikels ist unter http://eine-minute.blogspot.com
einzusehen.
Sollten Sie noch Rückfragen haben, können Sie mich auch gerne anrufen.
Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen,
Stefan Ziegler
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Tel.: 73461237813712
Mobil: 0179-2310830
Email: stefan@eine-miute.de
http://www.eine-miute.de
Unterhalb der gestrichelten Linie steht bei mir immer die Signatur. Darin sind meine wichtigsten Kontaktdaten enthalten. Sollte die Email weitergeleitet werden, so kann mich auch der folgende Empfänger bei Bedarf kontakten. Zudem gibt es immer noch Leute, die Emails ausdrucken...
Nachverfolgen
Bei der Masse von Emails kann es passieren, dass eine davon regelrecht übersehen wird. Anbei ein paar Punkte, die in eine Nachverfolgungs-Email (im englschen klingt das besser: FollowUp Email) vielleicht hineingehören:
Ehrlichkeit und Höflichkeit
Kurz noch einmal auf des Thema verweisen und ruhig ansprechen, dass etwas vergessen wurde.
Kurze Zusammenfassung
Das hilft dem Empfänger. Informationen sind meistens kurzlebig geworden.
Erinnerung an Deadlines
Nochmals an fixe Termine erinnern
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