Online Collaboration

Gemeinsam in Teams virtuell zusammenarbeiten. Termine und Aufgaben koordinieren. Notizen und Dokumente austauschen. Das klingt gut. Doch welche Plattform soll ich nehmen?
Es gibt einige kostenfreie Angebote im Web, die dann ab einer bestimmten genutzten Größe kostenpflichtig werden. Oder man hosted sich sein eigenes System. Aber muss ein Server denn 24 Stunden laufen, damit ein paar "Kollegen" den Service für ein paar Stunden am Tag nutzen können?
Da bietet sich eine bei einem Webhoster selbst installierte Lösung an.
Ich habe mir im Speziellen jetzt mal phpProjekt und OpenGoo angesehen.
Als Hoster nutze ich 1&1 mit einem einfachen Paket, PHP und MySQL inklusive.

Zu den angesprochenen Lösungen:

phpProjekt
Eine rundum schöne Lösung zum Projektmanagement. Alle notwendigen Aufgaben lassen sich abdecken. Die Online-Zusammenarbeit wird auch unterstützt und eine rudimentäre Ticketing-Lösung ist auch mit dabei. Ein weiterer Vorteil: ab einem einfachen Business-Paket bei 1&1 kann man sich die Software mit einem Mausklick direkt installieren. Das nimmt einem ein wenig Zeit ab.

Ein paar kleine Nachteile, die mir aufgefallen sind:
Die Oberfläche wirkt ein wenig "kantig". Schlicht strukturiert, dadurch natürlich sehr übersichtlich, mir aber etwas zu einfach.
Und die Rechtevergabe für Projekte und Rollen war mir nicht so einsichtig. Ich möchte an dieser Stelle mehrere Teams managen, die die jeweils anderen Projekte nicht einsehen sollen/dürfen. Das habe ich auf Anhieb nicht hinbekommen.

OpenGoo
Eine Hürde: läuft nur mit PHP5. Dazu muss bei 1&1 über zwei Zeilen in der .htaccess-Datei der PHP5-Parser eingeschaltet werden. Danach läuft die Installation problemlos. Ich habe alle Module, die mitgeliefert werden, in Verwendung, außer den eingebauten Email-Client. Da jeder Projektmitarbeiter sowieso ein eigenes Email-Konto besitzt, macht das nicht so viel Sinn.
Schön bei OpenGoo ist die strukturelle Organisation nach Workspaces, denen explizite Rechte für Benutzer, entweder direkt oder über Rollen zugeteilt werden können. Das Rollenkonzept erleichtert wie immer den administrativen Aufwand. Das Projektmanagement ist nicht so detailiert eingebaut wie dies phpProject bietet. Gantt-Ansichten oder andere Werkzeuge für die Projektplanung sind bis auf strukturierbare Aufgabenlisten und anpassbare Reports in Tabellenform nicht vorhanden.
Dagegen ist mehr Wert auf den Punkt Zusammenarbeit gelegt. Ich kann Firmen/Kunden anlegen und darunter dann die verschiedensten Kontakte. So kann bei einem Kundenprojekt schnell jeder Mitarbeiter auf die notwendigen Daten zugreifen. Eine strukturierte Dateiablage, ein Versionierungssystem für Dateien und die Möglichkeit einfach formatierte Textdateien und Präsentationen online in openGoo zu erstellen runden das Theme Online-Office oder "Online Workplace" ab. Ein Ticketing-System fehlt gänzlich, ist für meine Bedürfnisse nun auch nicht notwendig.
Ein kleiner Wermutstropfen: ab und zu hängt mal die schön implementierte Oberfläche ein wenig. Dann hilft nur noch ein Browser-Neustart.

Im Endeffekt habe ich mich für OpenGoo entschieden. Besonders die Rechtevergabe auf einzelne Arbeitsbereiche, sogenannte Workplaces, kam mir sehr entgegen. So kann ich nun verteilte Projektteams mit nur einer Lösung auf unterschiedlichen Projekten unabhängig voneinander arbeiten lassen und habe doch alles zentralisiert online.
Bei der so installierten Lösung kann ich davon ausgehen, dass es eine etwas längerfristige Investition ist. Bei fertigen Online-Lösungen von neu entstandenen StartUps bin ich ich immer ganz sicher, ob die dann sechs Monate später auch noch existieren.

Wer interesse an einer Online-Office Lösung hat kann sich gerne an mich wenden. Der Installationsaufwand ist sher gering und der administrative Aufwand zur Einrichtung eines kleinen Teams wirklich überschaubar.

Eine schöne Übersicht über aktuelle Groupware gibt es bei t3n (http://t3n.de/opensource/category/groupware/1)

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